資料をスムーズに作るための思考整理テンプレート

2022-06-18

#2022

私は仕事で資料を作るのが苦手です

作成にいつも時間がかかる上に、いざ見せてもいまいちよい反応が得られません。

今回はそんな自分のために、資料作りを効率化する方法を考えました。

ずばりその方法とは資料作り作業のテンプレート化です。

おそらく何番煎じだよという内容ですが、とにかく資料作りをなんとかしたいので自分の整理のためにもまとめてみました。

どういったテンプレートが良いか

テンプレートを考えるにあたり、資料作りで時間がかかる原因を考えていきます。

資料作りは最終的にはスライドが出来上がっていれば良いです。

そのスライドを作るのに時間がかかっています。

自分の場合、スライドを作る際は以下のステップで作業します。

発表の内容を考える
発表内容をスライドに起こす

1、2 をグルグル繰り返す間に時間がどんどん過ぎていきます。自分の場合スライドの装飾に時間がかかるというより、内容とその順番を考えるのに時間がかかっています。

資料作りに関する幾つかの書籍やブログを眺めてみると、たいてい「スライドをいきなり作るな」「準備が大事」という話が書かれています。

ということで、このスライド作成前段階の準備をまずはテンプレート化します。

スライド作成準備テンプレート

あまり科学的根拠はなく、自分がよく使うケース、技術紹介、技術検証報告を念頭に作成しました。おそらく、一般的な内容についてもある程度使えると思います。

以下がそのテンプレートです。目的は大まかな構成を作ることです。

# スライド作成前準備テンプレート
以下の項目に答えていく
## 全体の方向性
### なんのための資料？
例：上層部の承認を得るため
### 誰のための資料？
例：役員、上司
### この資料を見てどうなって欲しい？
例：提案を承認して欲しい
## スライド骨子テンプレート
### 資料目的
〇〇に向けた〇〇のための資料
仮タイトル：
### 背景
- 発表の目的（ゴール）は?
- （あれば）発表の前提は？
- 発表の全体像（仮目次）は？
### 内容
- 問題（現状と理想のギャップ）
  - 例：売り上げ目標に届かない
- 問題の具体例
  - 例：（上の問題のの場合）売り上げ目標 100 万に対し、前年度は 90 万だった
- 問題の原因（事実 or 仮説）
  - 例：競合に負けている
- 課題
  - 例：他社との差別化を図る必要がある
- 検証事項
- 検証結果
- 結果の考察
### エンディング
- 結論は？
- まとめ

スライド作成まで

上記のテンプレートで目的や大まかな構成が見えてきたはずです。

ここからスライドに起こすことを念頭にさらにステップを踏みます。以降のステップは手書きでもいいですし、miro などのツールでも OK です。要は何回もスライドを入れ替えたり書き換えたりしやすいものであればなんでもよいです。

スライドの 1 ページごとにタイトルを入れる
- 上記の骨子に従ってスライドの流れをスライドのタイトルだけで構成する
- この時点で全体の流れがおかしくならないように調整していく
スライドにメッセージを入れていく
- 1 スライド 1 メッセージを意識する
- メッセージとは伝えるべき内容
スライドにメッセージの根拠となる内容を書く
スライド全体を整える
- フォントなどを統一し、全体のバランスを統一する

パワポテンプレートを作ろう

パワポでテンプレートを作成し、上述の工程をよりスムーズに行えるようにします。

テンプレートでは表紙やよく使うページ、箇条書き、見開きなどを作成します。

特にフォントや色が統一されているが重要です。

以下の無料で商用利用も可能なテンプレートが使いやすいです。

参考：https://thepopp.com/free-template-uranus/

参考

Web 情報

書籍

資料作成の質を高める 5 ステップ

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